目的：规范档案管理工作，使团委学生会档案资料得以保存传承，并使日后工作得以参考、借鉴。/r/n

档案分类：活动记录、会议记录、人事档案、工作档案、其它档案五大类，其中活动记录包括：活动策划、活动过程、活动总结三小类；人事档案包括纳新表格、考核信息；工作档案以及其它档案收纳无法归入以上四类的档案。/r/n

一、档案收集/r/n

      档案收集由系两委办公室进行。系两委办派人员同各个部门联系，定期收集各项档案。/r/n

1．活动记录类档案每次活动结束后一周之内总结上交，内容包括活动策划，活动过程，活动总结。要求统一A4纸打印，小四号字体，宋体，1.5倍行距，档案头标注明活动名称，活动时间，档案小类别。/r/n

2．会议记录类档案每学期初上交上学期部门会议记录。记录簿封面标明部门及时间，如“两委办公室，2005-2006上半学年”。每次会议记录要求字迹工整，注明会议时间序号，应到人数，要求记录详实、可靠。/r/n

3．人事档案中纳新表格在每次纳新后一月内上交（主要上交纳进成员的表格）。/r/n

4．工作档案类档案每学期学期末收集齐两周内上交，档案以A4纸打印，小四号字体，宋体，１.5倍行距，档案头标注明部门，工作计划/工作总结，时间。/r/n

5．其它档案视情况上交，最迟不超过两个月。/r/n

二、档案整理/r/n

       档案收集完毕后由两委办公室统一整理，整理办法如下：/r/n

1．档案按类别整理，类别内按部门（以部门首字拼音顺序）排放，部门与部门之间以一纸条分隔，纸条上标明部门名称。/r/n

2．所有档案头皆标明“物流档第05ＸＸ号”，其中“05”表示学年，“ＸＸ”表示档案序号，活动记录类中活动策划标“物流档记录第HＸＸ号”，活动总结标“物流档总结第HＸＸ号”。会议记录类标“物流档会议第ＸＸ号”。人事档案中纳新表格标“物流档人事第ＸX号”；考核信息标“物流档考核第XX号”。工作档案类中工作计划标“物流档计划第XX号”；工作总结标“物流档总结第GXX号”。其它档案类标“物流档第XX号”。/r/n

3．人事档案类中每次纳新表格按部门钉作一份作为一份档案存档。/r/n

4．归档后作档案登记，以便查阅。/r/n

5．档案整理完毕后按小类放入档案袋，袋面上标明类别（大类、小类），存档内容。一个档案袋存放一年该类档案。/r/n

三、 档案借阅/r/n

       为了确保档案完整，制定方法如下：/r/n

1．档案系福州大学至诚学院管理系团委学生会内部资料，原则上不予外借。/r/n

2．借阅档案需通过院两委办公室，不得擅自取走档案。/r/n

3. 借阅人需在档案借阅簿上标明：借阅部门借阅人姓名、联系方式、档案号、借阅日期，归还后需填写归还日期。/r/n

4．借阅人需保护档案，确保档案无污点无损坏。/r/n

5．每学期末两委办公室将清算档案，并向未归还档案的借阅人催还档案。